1. Ha lehet, ne váltsunk könyvelőt!

Az évente könyvelőt váltó cégvezető hasonlatos ahhoz az emberhez, aki 50 éves korára már a 6. feleségét „fogyasztja”, és csodálkozik, hogy a legújabbal is elmúltak a mézes-hetek. Ahogy a szerelemben, úgy az üzleti életben sincs olyan, hogy tökéletesen harmonikus, mindenben hibátlan kapcsolat.

A könyvelő is ember, ráadásul dolgozik, tehát időnként hibázik, olykor lehet rossz napja. Mielőtt az első nézeteltérésnél asztalt borítunk, feltenném a kérdést hogy vajon a következő tökéletes lesz? Ha a mostanit lecserélem, az utódja biztos sokkal jobb lesz?

Még akkor sem javaslom feltétlenül a könyvelőváltást, ha anyagi kárt okozott, adóbírságot kaptunk miatta. Ha 5 éve dolgozik hibátlanul, sokmillió forint adót segített eddig megspórolni, számtalan bírságot elkerülni, most pedig egyszer hibázott néhány százezer forint értékben. Ha elismeri a hibát, vállalja a felelősséget, akkor én megtartanám.

Akkor pedig főleg nem javaslom a könyvelőváltást, ha csak annyi a gond vele, hogy nem varázsló. Hogy nincs a cilinderében minden hónapban egy adónullázó tutti tipp, és a sógor zugügyvédjétől hallott cseles adóoptimalizálásra pedig nemet mond.

2. Szedjük össze a hiányosságokat!

Mielőtt fejest ugrunk a könyvelőváltásba, érdemes egy listát írni a könyvelő hiányosságairól. Mi az, amivel a munkájában nem vagyunk megelégedve, amiben többet, mást várnánk tőle. Akár egy levélben, egy e-mailben is megfogalmazhatjuk ezt, de ha adhatok egy tanácsot, ne küldjük el.

3. Tartsunk őszinte önvizsgálatot!

Hogy nekem, mint ügyfélnek is lehet saram az együttműködés hiányosságaiban? Á dehogy. Mindig időben leadom a könyvelési anyagot? Határidőre fizetem a könyvelési díjat? Fizetek annyi könyvelési díjat amiből tisztességgel megél és nem kell túlhajtania magát még több és még több ügyfél elvállalásával? Válaszolok a kérdéseire? E-mailjeire? Átbeszélem vele legalább évente 1-szer, 2-szer a cég dolgait? Megbeszéltem vele milyen elvárásaim vannak a munkájával kapcsolatban? Milyen információkra van szükségem a könyvelésből?

4. Ha lehet, beszéljük meg, adjunk még egy esélyt!

Ha az előző két pontot végig gondolva úgy látjuk van még esély, akkor érdemes tenni egy próbát. Kérjünk egy személyes találkozót, valljuk meg bűneinket a 3. pontból és tájékoztassuk a hiányosságokról amit szeretnénk a jövőben másként. Hallgassuk meg őt is, és amennyiben lehetőség van rá, adjunk egy új esélyt a kapcsolatnak határozatlan időre, vagy akár 1 év próbaidő kijelölésével.

5 Ha váltani kell, cselekedjünk!

Ha végleg megrendült a bizalmunk a könyvelőben. Ha túl nagyot hibázott. Ha egyértelműen gyenge a teljesítménye. Akkor ne hezitáljunk, hozzuk meg a döntést gyorsan! Egyrészt semmi értelme benne maradni egy olyan együttműködésben, amiben nem hiszünk. Csak a hibákat fogjuk keresni, az elégedettlenségünk nőni fog, a cég számára szükséges információkat pedig továbbra sem kapjuk meg.

Másrészt a könyvelőváltás legjobb időpontja január 1-e. Ekkor az előző évet még az előző könyvelő zárja annak teljes felelősségével, az új évben pedig már az új könyvelő dolgozik nekünk.

Év közbeni könyvelőváltásnál könnyen előfordulhat hogy egy esetleges hibának 2 gazdája, azaz nulla felelőse lesz. Mindenki a másikra fog mutogatni. Az előző könyvelő azt mondja hogy annak a kérdésnek év végén, a mérleg készítésekor kellett volna „helyére kerülnie”, az új könyvelő pedig szétteszi kezét, hogy ő márpedig hozott anyagból dolgozott, nem kértük, nem fizettük ki a teljes év újra könyvelését.

Technikailag a váltás úgy történik, hogy az előző könyvelő kapja januárban a decemberben keletkezett, a decemberi gazdasági eseményekre vonatkozó számlákat, bizonylatokat. Január 12-ig elkészíti a bérszámfejtés bevallást, január 20-ig elkészíti az áfa bevallást. Május 31-ig lezárja az előző évet, elkészíti a beszámolót, társasági adó és helyi iparűzési adóbevallásokat. Ennek a munkának díja van, ami az előző könyvelőt megilleti.

Az új könyvelővel januárban szerződést kötünk. Ha januárban kell valakit kijelenteni / bejelenteni, azt jellemzően már ő intézi. Februárban már neki visszük / küldjük / töltjük fel a januárban keletkezett számlákat bizonylatokat. Ő az új évet, az új évben történő gazdasági események bizonylatait könyveli. Tud dolgozni attól hogy nincs még lezárva az előző év, hisz könyvelőváltás nélkül is ezt teszi minden könyvelő az év első 5 hónapjában.